Phần mềm Excel là một trong các phần mềm miễn phí nổi tiếng nhất hiện tại với người làm kế toán. Bên cạnh các ưu điểm nổi trội trong việc thực hiện công tác kế toán, nó cũng có không ít những nhược điểm gây khó khăn. Vậy ưu và nhược điểm của phần mềm kế toán Excel là gì? Cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau đây nhé!

1. Ưu và nhược điểm của phần mềm Excel

1.1. Ưu điểm của Excel

Excel là phương tiện kế toán cũng như công cụ dành cho dân văn phòng rất gần gũi với hầu hết mọi người. Bên cạnh ưu điểm nổi bật về giá thành (Excel được tích hợp trong bộ tin học văn phòng Microsoft), phần mềm còn được dùng khá phổ biến ở nhiều lĩnh vực với nhiều ưu điểm tuyệt vời kể đến như:

- Dễ dàng thao tác, không mất quá nhiều thời gian để học và sử dụng phần mềm, không đòi hỏi phải có kiến thức chuyên sâu để thao tác phần mềm.

- Tính tùy biến cao. Nhân viên kế toán hoàn toàn tùy chỉnh công thức, biểu mẫu,... Mà không cần đến sự tư vấn từ nhà cung cấp.

- Kết hợp những tính năng có liên quan phân tích, lập báo cáo mà không cần đến sự hỗ trợ từ bên khác.

- Có khả năng phục hồi lại dữ liệu tại thời điểm backup nào đó trong trường hợp chỉ định.

- Tính ứng dụng đa dạng: Phần mềm Excel được lựa chọn hoạt động trong phần mềm kế toán bán hàng, phần mềm kế toán kho.

1.2. Nhược điểm của Excel

Tuy được thiết lập khá nhiều tính năng đa dạng nhưng ở phần mềm Excel vẫn tồn tại khá nhiều các hạn chế khi thực hiện thao tác. Cụ thể như sau:

- Phần mềm Excel không thích hợp đối với những doanh nghiệp có số lượng sổ sách lớn. Những tính năng của nó chỉ đáp ứng đối với các doanh nghiệp nhỏ.

- Tính an toàn thấp, dễ dàng bị mất dữ liệu.

- Trang tính thực hiện rời rạc làm khó kiểm soát hay tìm kiếm. Mặt khác, để sử dụng phần mềm nhân viên kế toán cần tự thiết lập các biểu mẫu phù hợp cho từng hoạt động, mỗi loại chứng từ... Thường cập nhật thông tin, bảng tính, công thức cho đúng với hoạt động kế toán. Cho nên công việc kế toán tiêu tốn nhiều thời gian và công sức của người dùng.

- Các hoạt động dùng mang tính riêng rẽ nên rất khó chia sẻ nhiệm vụ hay giao phó.

- Không kết nối với bên thứ 3: Dùng Excel không kết nối với phần mềm khác như hóa đơn điện tử, thuế…

>>>> Để có cơ hội trải nghiệm phần mềm kế toán thông minh Smart pro hoàn toàn miễn phí, bạn hãy truy cập vào bài viết sau: https://vintechcity.com/download-phan-mem/tai-phan-mem-ke-toan-smart-pro.html 

2. Cách khắc phục khó khăn khi ứng dụng Excel

Để đơn giản hóa và có thể dùng Excel một cách hiệu quả, nhanh chóng thì bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau:

2.1. Sử dụng Excel nhuần nhuyễn và học cách quản lý dữ liệu

Một số nhược điểm của phần mềm Excel chủ yếu nằm ở giai đoạn lưu trữ và quản lý dữ liệu file. Do vậy, để nâng cao hiệu quả làm việc, cách tốt nhất là bạn phải thành thạo hơn nữa các tính năng, từ đó giúp thao tác nhanh chóng và giảm thời gian hơn.

2.2. Ứng dụng Excel chuyên nghiệp

Bên cạnh cách nâng cao kiến thức làm việc với Excel, bạn cũng có thể dùng cách khác là sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp.

Không chỉ đáp ứng được yêu cầu phong phú của công ty trong nghiệp vụ kế toán, nó còn có khả năng cập nhật một cách nhanh chóng về luật, thông tư, các nghị định kinh tế mới của nhà nước. Bên cạnh đó, nó cũng được kết hợp các tính năng tự động hoá, hỗ trợ giảm thời gian và giảm rủi ro trong quá trình nhập liệu, tính toán.

Đặc biệt, những phần mềm kế toán chuyên nghiệp còn có tính bảo mật rất cao nên doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm trong quá trình sử dụng.

Trên đây là đánh giá chi tiết những ưu và nhược điểm của phần mềm kế toán Excel. Mong rằng chia sẻ trên mang đến cho bạn những thông tin hữu ích.