Các khó khăn trong vận hành nhà chung cư và phương hướng xử lý nhờ số hóa

Doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư rất hay đụng tới không ít khó khăn khi hoạt động quản lý vận hành, đặc biệt là vào lúc xuất hiện tranh chấp, mâu thuẫn chung cư bùng phát còn gây ảnh hưởng không nhỏ tới uy tín và quy trình làm việc của đơn vị vận hành chung cư.

Dưới đây là một số thách thức cùng phương án xử lý cần các doanh nghiệp quản lý chung cư phải quan tâm.

1. Thách thức khi quản lý quỹ bảo trì nhà chung cư

Phần lớn những tranh chấp chung cư hiện nay có không ít nguyên nhân đều bắt nguồn từ tranh chấp do khoản tiền bảo trì 2% của chung cư hình thành. Đa phần quỹ bảo trì dự án nhà chung cư là tài chính được sử dụng để bảo dưỡng bảo trì các diện tích chung tại tòa nhà, cụ thể gồm có một số nhiệm vụ bảo trì định kỳ, sửa chữa đột xuất của tòa nhà nhằm dễ dàng duy trì chất lượng nhà chung cư tốt nhất.

Hầu hết những tranh chấp về quỹ bảo trì bùng nổ thường khởi nguồn từ vấn đề không rõ ràng khi dùng quỹ bảo trì chung cư, làm cho cư dân chung cư bất bình đồng thời bùng nổ mâu thuẫn. Thậm chí có khá nhiều người dân còn không hiểu được quỹ bảo trì của tòa nhà chung cư tại chung cư cụ thể là có bao nhiêu, còn lại bao nhiêu, lịch trình dùng như thế nào,… Tình hình trên xuất hiện chủ yếu có những nguyên nhân chẳng hạn:

+ Chủ đầu tư chưa bàn giao quỹ bảo trì đến tay ban quản trị, hoặc đã chuyển nhưng không thông báo cho cư dân tòa nhà về số tiền này

+ Qũy bảo trì do chủ đầu tư nắm giữ bởi chung cư vẫn chưa có BQT nhằm tiếp nhận kinh phí bảo trì.

+ Ở hợp đồng giao dịch bất động sản cũng không có những quy định công khai về nhiệm vụ của các bên liên quan tới khoản tài chính bảo trì tòa nhà.

Những mâu thuẫn trong quỹ bảo trì giữa cư dân cùng chủ đầu tư, ban quản trị cũng tạo thành tác hại tương đối nhiều tới ban quản lý dự án, do doanh nghiệp vận hành là đối tượng “nằm giữa chịu trận” gánh chịu những hậu quả do các cuộc tranh chấp chung cư mang lại.

2. Một vài thách thức trong quản lý dữ liệu nhà chung cư

Một trở ngại một số công ty quản lý tòa nhà dễ đụng độ chính là những khó khăn ở quản lý dữ liệu nhà chung cư. Trong đó lấy ví dụ là một vài dự án khu đô thị, chuỗi tòa nhà thường có nguôn dữ liệu khổng lồ cần quản lý, ví dụ như thông tin chủ sở hữu và khách thuê tại dự án, thông tin dữ liệu dịch vụ chung cư, thông tin xe cộ, quản lý thu chi tài chính tại dự án…. Đồng thời cùng với khoản dữ liệu cần báo cáo thống kê khác. Lúc này lượng thông tin quá lớn nhất thiết phải tập trung quản lý ở từng phòng ban dẫn tới những dữ liệu phải kiểm soát bị rải rác không tập trung.

Việc đó khiến cho doanh nghiệp quản lý tòa nhà gặp phải trở ngại lớn khi quản lý thông tin và dữ liệu trong tòa nhà trên một nền tảng thống nhất và rõ ràng, cùng với còn có thể không nắm hết được những nguồn tin quan trọng chẳng hạn khiếu nại, nhận xét của chủ sở hữu với khách thuê, dẫn tới BQL tòa nhà khó mà nhanh chóng nắm bắt kèm nhanh chóng giải quyết.

Bởi thế để giải quyết tình trạng này, nhiều công ty quản lý tòa nhà nhanh chóng áp dụng ngay phần mềm vận hành nhà chung cư Landsoft Control của DIP Việt Nam để tăng cường kiểm soát theo dõi dữ liệu tòa nhà thống nhất ở ngay trên phần mềm, qua đấy nâng cao được dịch vụ quản lý vận hành bài bản và chuyên nghiệp hơn, nhanh chóng kiểm soát yêu cầu cùng với giải quyết nhu cầu của cư dân, bất ngờ tại dự án nhanh chóng nhất.

3. Những khó khăn trong việc tổng hợp báo cáo

Vấn đề quản lý hệ thống báo cáo thống kê trong dự án nhà chung cư đa phần khiến BQL tòa nhà gặp nhiều khó khăn, tiêu biểu là khi theo dõi hệ thống báo cáo kế toán, tài chính. Báo cáo các khoản thu – chi, doanh thu, lợi nhuận,…. của tòa nhà đòi hỏi phải theo dõi cập nhật liên tục tại từng mốc thời gian cụ thể với lượng thông tin số liệu cực lớn.

Tuy nhiên vấn đề trên sẽ được được xử lý đơn giản nếu dùng đến giải pháp quản lý tòa nhà Landsoft Control nhằm tối ưu quản lý cho tòa nhà chung cư. Ứng dụng hệ thống Landsoft Control có nhiều tính năng ưu việt giúp BQL chung cư tăng cường quản lý tòa nhà toàn diện kèm hiệu quả, chẳng hạn một số tính năng nghiệp vụ:

+ Tính năng quản lý tiền phí dịch vụ tiện ích

+ Tính năng quản lý mặt bằng cho thuê tại dự án

+ Tính năng quản lý danh sách chủ sở hữu cùng khách thuê

+ Tính năng quản lý nhân viên tòa nhà: Thông tin hồ sơ cá nhân, List danh sách nhân sự, nhiệm vụ của từng nhân viên được phân công và theo dõi tình hình làm việc từng nhân viên, lịch làm việc của nhân viên, nhắc nhở lịch làm việc cho nhân viên…

+ Nghiệp vụ quản lý tình hình tài chính, hệ thống báo cáo….

Tại thời kỳ số hóa quy trình đang lên như hiện nay, việc chuyển đổi số hóa doanh nghiệp được xem là yêu cầu thiết yếu toàn bộ đơn vị vận hành nào cũng cần thực hiện, trong đó có cả các doanh nghiệp quản lý vận hành.

Theo dõi thêm tại: https://landsoft.com.vn/